Dokumenty instytucji i ich ewidencja

Sporządzanie wewnętrznych dokumentów firmy na LitwieZasady sporządzania i formalizacji dokumentów (rozporządzenie z dnia 30 marca 2001 r. nr 19) w Republice Litewskiej określają wymagania dotyczące opracowywania i formalizacji dokumentów zarządczych, organizacyjnych oraz informacyjnych w instytucjach państwowych i samorządowych, przedsiębiorstwach, organizacjach oraz innych podmiotach uprawnionych do wykonywania funkcji administracji publicznej – niezależnie od formy przygotowania dokumentów lub nośnika.

Dokumenty muszą być sporządzane zgodnie z wymaganiami określonymi w odpowiednich aktach normatywnych prawa litewskiego.

Rekwizyt – element składowy dokumentu oznaczający ustalone procedury jego przygotowania i zatwierdzenia, mający stałe miejsce w strukturze dokumentu.

Blankiet – arkusz papieru o określonym formacie zawierający rekwizyty formalizacyjne związane z podmiotem sporządzającym dokument, posiadającym odpowiednie uprawnienia wynikające z przepisów prawa.

Dokumenty zarządcze – akty prawne wydawane przez organy kolegialne, kierowników instytucji lub innych upoważnionych urzędników publicznych w celu realizacji funkcji administracji publicznej lub wewnętrznej (uchwały, decyzje, zarządzenia, polecenia itp.).

Dokumenty organizacyjne – akty prawne zatwierdzane dokumentami zarządczymi, które określają normy wdrażania ustaw i innych aktów prawnych (statuty, regulaminy, zasady, instrukcje itp.).

Dokumenty informacyjne – dokumenty wychodzące oraz wewnętrzne instytucji, zawierające informacje lub dane, rejestrujące fakty, wydarzenia oraz kontakty związane z działalnością instytucji, w tym relacje z innymi podmiotami (pisma, notatki, protokoły, akty itp.).

Litewski Departament Archiwów opracowuje i wydaje akty normatywne prawa, a także opiniuje projekty aktów prawnych przygotowanych przez inne instytucje państwowe. Departament ustala ogólne zasady przygotowania, zarządzania i ewidencjonowania dokumentów na terenie Litwy.

Dokumenty tworzone lub otrzymywane przez instytucje państwowe, samorządowe i przedsiębiorstwa w ramach realizacji uprawnień wynikających z aktów prawnych muszą być rejestrowane w rejestrach dokumentów, systematyzowane zgodnie z planem dokumentacji danej instytucji, uporządkowane i ujęte w ewidencji. Organizacje pozarządowe oraz prywatne osoby prawne również są zobowiązane do przygotowywania, porządkowania i ewidencjonowania dokumentów zgodnie z przepisami prawa litewskiego.

Osoby prawne mogą świadczyć usługi związane z zarządzaniem i/lub przechowywaniem dokumentów, jeśli uzyskają licencję wydaną przez Departament Archiwów Republiki Litewskiej. Zasady wydawania licencji określa Rząd Republiki Litewskiej.